令和６年１０月１日から、会社の登記事項証明書や登記情報提供サー ビスに記載されている株式会社の代表取締役の住所を非表示にできる制度がスタートします。今回は、この制度について、解説していきます。
代表取締役等住所非表示措置ができた背景
株式会社を設立する場合や代表取締役に就任する場合、登記事項証明書や登記情報提供サー ビスに代表取締役の住所が記載されます。登記事項証明書や登記情報提供サー ビスは、手数料を支払うと誰でも閲覧することができます。
近年ではプライバシー保護、個人情報の漏えい防止の観点、ストーカー行為や詐欺などの犯罪リスクから「代表取締役の住所を公開しないでほしい」という社会的な要望が高まり、本制度がスタートすることになりました。
代表取締役等住所非表示措置の対象
| 会社の種類 | 本制度の対象 |
|---|---|
| 株式会社 | 〇 |
| 特例有限会社 | × |
| 持分会社（合同、合資、合名） | × |
| 一般社団法人、一般財団法人 | × |
| その他の法人 | × |
対象となる会社は「株式会社のみ」で、「代表取締役」「代表執行役」「代表清算人」の住所を非表示にすることができます。
代表取締役等住所非表示措置の申出方法
申出は、設立の登記や代表取締役等の就任の登記、代表取締役等の住所移転による変更の登記など、代表取締役等の住所が登記されることとなる登記の申請と同時にする場合に限りすることができます。
また、代表取締役等の重任の登記や本店を他の登記所の管轄区域内に移転した場合の新本店所在における登記であって、既に登記されている代表取締役又は代表執行役の住所から変更がない場合であっても、代表取締役等住所非表示措置を申出をすることができます。
申請書
申出をする場合には、登記の申請書に、次の事項を記載します。
添付書面
上場会社である株式会社の場合
代表取締役等住所非表示措置の申出をする株式会社の上場に係る情報が掲載された金融商品取引所のホームページの写し等が該当します。なお、この書面について、当該株式会社の代表取締役等の奥書等は不要です。また、既に代表取締役等住所非表示措置が講じられている場合は添付不要です。
上場会社以外の株式会社の場合
以下の①から③までの書面、なお、既に代表取締役等住所非表示措置が講じられている場合は、②のみの添付で足ります。
①株式会社が受取人として記載された書面がその本店の所在場所に宛てて配達証明郵便により送付されたことを証する書面等
以下の書面が該当します。
②代表取締役等の氏名及び住所が記載されている市町村長等による証明書
以下の書面が該当します。なお、代表取締役等住所非表示措置の申出と併せて行う登記の申請書にこれらの証明書が添付されている場合は、改めての添付は不要です。
③株式会社の実質的支配者の本人特定事項を証する書面
以下の書面が該当します。なお、株式会社が一定期間内に実質的支配者リストの保管の申出をしている場合は添付不要です。
実質的支配者とは？
代表取締役等住所非表示措置が講じられた場合の登記事項の表示
代表取締役等住所非表示措置が講じられた場合、登記事項証明書等において、代表取締役等の住所は最小行政区画（市町村、東京都は特別区）までしか記載されません。ただし、過去に登記してあった代表取締役等の住所については非表示とならず、従来どおりの表示が維持されます。あくまでも、申出以降の代表取締役等の住所が非表示になるだけです。
表取締役等住所非表示措置が講じられている株式会社の登記の申請があった場合において、代表取締役等住所非表示措置が講じられている代表取締役等の住所と同一のものを登記（重任）するときは、改めて代表取締役等住所非表示措置の申出することをなく、引き続き代表取締役等住所非表示措置が講じられます。
一方、代表取締役等住所非表示措置が講じられている代表取締役等であって、当該代表取締役等の住所に変更がある登記を申請する場合には、改めて代表取締役等住所非表示措置の申出が必要となります。
代表取締役等住所非表示措置の終了
以下の場合においては、登記官が職権で代表取締役等住所非表示措置を終了させることとなります。
代表取締役等住所非表示措置を希望しない旨の申出があった場合
代表取締役等住所非表示措置を希望しない旨の申出については、別添の申出書を提出することにより行います。申出書には代表取締役等住所非表示措置を希望しない代表取締役等の氏名及び住所を記載するとともに、申出書又は委任による代理人の権限を証する書面に申出を行う株式会社が登記所に提出している印鑑を押印する必要があります。なお、代表取締役等住所非表示措置を希望しない旨の申出は、登記申請と同時である必要はなく、単独で行うことができます。
株式会社の本店所在場所における実在性が認められない場合
代表取締役等住所非表示措置が講じられた株式会社について、その本店が登記上の所在場所に実在しない蓋然性が高いと考えられる場合、登記官が別添の通知を株式会社の本店に宛てて送付し、一定の期間内に返送等がない場合は代表取締役等住所非表示措置を終了させます。なお、弁護士や司法書士から本店所在場所における実在性がない旨の情報提供があった場合などには、当該通知を送付することなく代表取締役等住所非表示措置を終了させることがあります。
上場会社でなくなったと認められる場合
代表取締役等住所非表示措置が講じられた株式会社から、株式譲渡制限の定款の定めの設定による変更の登記が申請された場合などには、上場会社でなくなったものと判断し、代表取締役等住所非表示措置を終了させます。なお、株式譲渡制限の定款の定めの設定の登記と同時に改めて代表取締役等住所非表示措置の申出があった場合には、引き続き代表取締役等住所非表示措置を講じます。
閉鎖された登記記録について復活すべき事由があると認められる場合
清算結了の登記を行い閉鎖されたものの清算が未了の財産があることが明らかとなった場合などにおいては、代表取締役等住所非表示措置を終了させます。
利用する場合の注意点
代表取締役等住所非表示措置が講じられた場合には、登記事項証明書等によって代表取締役の住所を証明することができないため、金融機関から融資を受けるに当たって不都合※が生じたり、不動産取引等に当たって必要な書類が増えたりするなど、一定の影響が生じることが想定されます。
※代表取締役の住所は、登記事項証明書や登記情報提供サービスに記載されます。会社の印鑑証明書には代表取締役の住所は記載されません。そのため、非表示措置がされると、代表取締役の本人確認を行うときに、代表取締役の運転免許証に記載されている住所と照合するための会社の資料がなくなってしまいます。
また、代表取締役等住所非表示措置が講じられた場合であっても、会社法に規定する登記義務が免除されるわけではないため、代表取締役等の住所に変更が生じた場合には、その旨の登記の申請をする必要がある点にご注意ください。
会社自らが登記事項証明書等の交付請求をする場合であっても、住所非表示措置 が講じられた代表取締役等の住所の全部を登記事項証明書等に表示することはできません。また、当該交付請求をするときに限り当該措置を解除することもできません。
最後に
本制度を利用していただく場合、上記に記載した注意点がありますので、十分に検討の上、ご利用をよろしくお願いいたします。